Auditoria Informática
La auditoría financiera a través del ordenador
Establecido y admitido, que la mecanización contable es una práctica habitual, se abundará una vez más en las dificultades que esta práctica aporta a las formas de realización de la auditoría.
En cuanto al control interno [16], la mecanización del proceso contable puede tener incidencias salvo que se tomen las medidas oportunas en sentido contrario, ya que al mecanizar funciones se puede tender a adjudicar al departamento de proceso de datos, responsabilidades que funcionalmente no le corresponden, lo que puede dificultar el control interno establecido en función del reparto de competencias. En este sentido, se ha de procurar un comportamiento aséptico del proceso de datos respecto a la función contable, al igual que se intentará mantener la responsabilidad de cada departamento en cuanto a la calidad de las informaciones que ellos produzcan y que de ellos dependan.
La labor diaria de una organización económica depende en gran parte de la tenencia y distribución de los datos financieros de la organización a través de informes y documentos. La fiabilidad de éstos ha de estar escrupulosamente garantizada.
Para verificar esta validez se recurre a los auditores (bien sean internos o externos a la organización) quienes asegurarán que los controles y procedimientos contables, además de haberse establecido, funcionan correctamente. Si el sistema contable está mecanizado, algunos de estos controles pueden estar incluidos en los programas de contabilidad.
Conocida la auditoría financiera y los objetivos que persigue, puede hablarse de algunos puntos del proceso susceptibles de mejora [1]:
- Descentralizar el proceso contable.
- Reducir el número de cuestaciones repetidas, con el fin de evitar errores de transcripción.
De concretarse estas mejoras, ello sintetizaría en:
- Mejorar el rendimiento.
- Reducir el tiempo necesario para presentar la información elaborada.
- Preservar la exactitud de los datos.
¿Qué puede aportar el ordenador en estas cuatro fases?
Evidentemente, la máquina poco puede hacer en la primera de ellas salvo, claro está, que la información de entrada se pase a soporte legible por el ordenador, en cuyo caso también puede asumir las funciones de esta fase. Por lo que respecta a las otras tres, el computador está capacitado para, entre otras cosas:
- Formar los archivos contables.
- Realizar los asientos cronológicos (llevando los libros).
- Editar los balances.
Asumiendo que la dirección de la empresa opta por la automatización de sus procedimientos, pueden encontrarse algunas ventajas, tanto de cara al proceso contable, como para la auditoría en general y la financiera en particular.
Respecto al proceso contable:
- Reducción del número de datos a grabar (más aún si se está en un entorno de base de datos).
- Se incrementa la fiabilidad de la información, ya que, por ejemplo, si el registro para efectuar el pertinente asiento se toma en el momento mismo de expedir la factura para un cliente, la posibilidad de error decrece, ya que no será necesario volver a reescribir unos datos que en el momento de la expedición de la factura serán comprobados por quien emite la factura, por el cliente, y algunos de ellos, interactivamente por el propio sistema.
Respecto a la auditoría:
- El hecho de que los datos existan una sola vez, evitando duplicaciones innecesarias, ahorra tiempo a la hora de efectuar su verificación.
- Así como una serie de ventajas más que repetidas, como la rapidez y facilidad en la verificación de los cálculos aritméticos, el empleo de modelos, la obtención de muestras, etc.
Reflexiónese lo que sería realizar de modo manual una auditoría a un sistema contable mecanizado: ¿cómo seguir la pista a operaciones que, al menos aparentemente, no dejan huella (audit trail) ?
