Auditoria Equipa

¿Qué es EQUIPA y en que consiste la Auditoria Equipa?

Es un programa estatal de fomento de la investigación, científica y técnica de excelencia, en el marco del plan estatal de investigación científica, técnica y de
innovación. El programa promovido por el Ministerio de Economía y Competitividad abarca el período de 2013 a 2016.

Las convocatorias en vigor son las de 2015 y 2016.

1.- Justificación del proyecto o actuación.

La justificación del proyecto o actuación deberá realizarse conforme a lo dispuesto en la normativa reguladora correspondiente, la cual se especifica en el
«Manual de Justificación Económica» emitido por el Ministerio de Economía y Competitividad, que especifica:

La justificación se realizará mediante el sistema de cuenta justificativa con aportación de informe de auditor, de acuerdo con lo previsto en el artículo 74
del Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre, General de Subvenciones, aprobado por Real Decreto 887/2006, de 21 de julio, y en el artículo 27 de la
Resolución de 30 de diciembre de 2013.

Al verificar la documentación justificativa, se tendrán en cuenta los importes siguientes, referidos separadamente a cada una de las partidas:

• IMPORTE FINANCIABLE: El que se indica en la resolución de concesión o, en su caso, las resoluciones por las que se autorizan modificaciones.
• GASTO IMPUTADO: El que indica el beneficiario haber invertido en la actuación.
• COSTE REAL: El resultante de la comprobación, por parte del órgano competente, del gasto imputado de acuerdo con la documentación que aporta
  el beneficiario y la normativa de aplicación.

 

Para que se reconozca el total de la ayuda concedida, deberán haberse justificado gastos, y acreditado los correspondientes pagos, por cuantía igual o superior
al 100% del importe definido en cada una de las partidas del presupuesto financiable.

Si no se realiza la totalidad de la inversión financiable, ya sea porque lo manifieste el beneficiario, o así se considere por el órgano competente al examinar
la documentación justificativa, se revocará parcialmente la ayuda en cantidad proporcional a la parte no ejecutada, siempre que el cumplimiento por el beneficiario
se aproxime de modo significativo al cumplimiento total y se acredite por éste una actuación inequívocamente tendente a la satisfacción de sus compromisos y de
las condiciones de otorgamiento de la ayuda. En caso contrario se procederá a la revocación total de la ayuda concedida.

Comunicaciones electrónicas

Las comunicaciones de todas las actuaciones que se realicen en el procedimiento de concesión de las ayudas, en su justificación y seguimiento y en los eventuales
procedimientos de reintegro que se puedan iniciar, se realizarán obligatoriamente a través de los medios electrónicos que se establecen en el artículo
14 de la Orden ECC/2193/2013, de 18 de noviembre (B.O.E. 25 de noviembre) por la que se aprueban las bases reguladoras y el artículo 15 de la Resolución de 30
de diciembre (B.O.E. de 31 de diciembre) por la que se aprueba la convocatoria del año 2014.

La utilización de los medios electrónicos establecidos será obligatoria tanto para la notificación o publicación de los actos administrativos que se dicten, como
para la presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones por los interesados.

La notificación de los actos administrativos se realizará mediante el sistema de notificación por comparecencia electrónica en la sede de la Secretaría de Estado
de Investigación, Desarrollo e Innovación (https:// sede.micinn.gob.es).

La presentación de solicitudes, escritos y comunicaciones por los interesados deberá hacerse con un sistema de firma electrónica avanzada. El certificado electrónico
correspondiente deberá cumplir dos requisitos:

1. a) Debe PERTENECER a una persona previamente acreditada en el Registro Unificado de Solicitantes (RUS) como representante de la entidad solicitante, salvo que
   en alguna convocatoria anterior ya se hubiera inscrito como representante de la entidad solicitante en dicho re

La inscripción del representante de la entidad solicitante se realizará en la sede electrónica I+D+i de la Secretaría de Estado de Investigación,
Desarrollo e Innovación. En dicho registro, dentro del apartado «Registro de Representante», el representante se identificará y designará su nombre de usuario
y palabra clave. El registro pedirá al usuario que identifique a la entidad solicitante, en el caso de que ésta no estuviera ya previamente identificada.

2. b) Debe corresponder a alguno de los certificados digitales admitidos en la plataforma «@firma», que pueden consultarse en
   la sede electrónica I+D+i de la Secretaría de
   Estado de Investigación, Desarrollo e Innovación.

2.- Plazo de ejecución y justificación.

1. PLAZO DE EJECUCIÓN:

Se tomarán las siguientes fechas de referencia:

INICIO DEL PLAZO EJECUCIÓN DE EJECUCIÓN:	FIN DEL PLAZO DE EJECUCIÓN:
Fecha de solicitud de la ayuda, año 2015 y/o 2016	31 de diciembre de 2015, y/o 31 de diciembre de 2016.

2. PLAZO DE JUSTIFICACIÓN:

Se entiende por plazo de justificación el comprendido desde la fecha final del plazo de ejecución hasta la fecha límite para la presentación de la documentación
justificativa. La justificación deberá realizarse dentro del primer trimestre siguiente del año siguiente en que se haya finalizado la ejecución.

En consecuencia, las fechas de referencia serán las siguientes:

INICIO DEL PLAZO DE JUSTIFICACIÓN:	FIN DEL PLAZO DE JUSTIFICACIÓN:
Ejecución finalizada en 2015	Ejecución finalizada en 2015
1/01/2016	31/03/2016
Ejecución finalizada en 2016	Ejecución finalizada en 2016
1/01/2017	31/03/2017

Si existiese resolución por la que se concede prórroga a la ejecución y justificación del proyecto, se tomará como fecha final del plazo de justificación la fecha
que se indique dicha resolución.

3. FECHA DE LAS FACTURAS Y DEMÁS JUSTIFICANTES DE GASTO:

La fecha de las facturas que se relacionen como justificantes de gasto en la aplicación de justificación debe encontrarse comprendida dentro del plazo de ejecución
(con o sin prórroga), con las salvedades siguientes:

• cuando no exista prórroga, excepcionalmente podrán presentarse facturas con fecha posterior al final del ejercicio, siempre que se cumplan las condiciones
  siguientes:
• que la fecha sea anterior o igual al 31 de enero del ejercicio inmediatamente posterior.
• que la factura haga constar en su concepto que el bien o prestación se suministró en el ejercicio de origen, o bien esta factura se presente por el beneficiario
  acompañada de (alternativamente):
• un albarán de entrega con fecha anterior o igual a 31 de diciembre, firmado o sellado por proveedor
• un resguardo de pago/entrega a cuenta de factura con fecha anterior o igual a 31 de diciembre.

 

4. FECHA DE LOS PAGOS:

La fecha límite para efectuar en firme los pagos que correspondan con el gasto imputado debe estar comprendida entre:

• el inicio del período de ejecución
• el final del período de justificación

 

3.- Documentación que se debe presentar

1. FORMA DE PRESENTACIÓN:

El Representante legal presentará la justificación de la ayuda y subirá a la aplicación Justiweb el contenido de la cuenta justificativa debidamente cumplimentado.

De acuerdo con la convocatoria, “Resolución de 30 de diciembre de 2013”, la forma de la justificación será la de CUENTA JUSTIFICATIVA CON APORTACIÓN DE INFORME
DE AUDITOR.

La notificación de los actos administrativos se realizará mediante el sistema de notificación por comparecencia electrónica en la sede de la Secretaría de Estado
de Investigación, Desarrollo e Innovación del Ministerio de Economía y Competitividad. La presentación de la cuenta justificativa deberá hacerse a través
de la sede electrónica del Ministerio de Economía y
Competitividad

Toda la documentación que conforme la cuenta justificativa de la ayuda deberá subirse a la aplicación de Justificación Telemática en formato
PDF, con un tamaño MÁXIMO de 4 MB por ANEXO.

La firma electrónica será en formato PADES (PDF Advanced Electronic Signatures). Se recomienda utilizar la
Aplicación VALIDe para la realización de dicha firma.

Para mayor información consultar la “Guía sobre creación y firma de archivos PDF”, elaborada por la SGTIC del MINECO, en la cual se dan consejos
para la reducción del tamaño de los PDF, la realización de firma electrónica de documentos (Realizar firma) y la validación de firmas de documentos
(Validar firma) disponible en la sede electrónica de la Secretaría de Estado de Investigación, Desarrollo e Innovación, en el apartado Inicio,
Justificación telemática.

Ha de presentarse la siguiente documentación:

2. DOCUMENTACIÓN JUSTIFICATIVA BÁSICA:

Cada entidad beneficiaria deberá presentar los siguientes documentos

2.1. MEMORIA TÉCNICA acreditativa de la realización de los objetivos previstos.

2.2. MEMORIA ECONÓMICA JUSTIFICATIVA del coste de las actividades realizadas que contendrá:

• INDICE DE FICHAS NORMALIZADAS, según modelo Documento 2. El Documento 2 bis recoge las fichas a cumplimentar en formato Excel.

• INDICACIÓN DE CANTIDADES INICIALMENTE PRESUPUESTADAS Y LAS DESVIACIONES ACAECIDAS. Documento 4.

• En el caso de suministro de bienes de equipo y asistencia técnica o prestaciones de análoga naturaleza, cuando el importe subvencionable
  supere los 18.000 euros se presentarán, como mínimo, tres ofertas previas de diferentes proveedores. No será necesaria la presentación de dichas ofertas
  cuando se justifique que no existen en el mercado otras entidades suministradoras.

 

La elección entre las ofertas presentadas, que deberán aportarse en la justificación, o, en su caso, en la solicitud de subvención, se
realizará conforme a criterios de eficiencia y economía, debiendo justificarse expresamente en una memoria la elección cuando no recaiga en la
propuesta económica más ventajosa.

Las tres ofertas deberán presentarse en un único documento.

• En su caso, ACREDITACIÓN DEL REINTEGRO DE REMANENTES NO APLICADOS. o Antes de que se efectúe la petición de reintegro por parte
  de la Administración del Estado, se podrá realizar por el beneficiario la devolución con carácter voluntario.

• En su caso, DECLARACIÓN RESPONSABLE RELATIVA A LA FINANCIACIÓN DE LA ACTIVIDAD subvencionada, que contendrá la relación detallada de otros
  ingresos o ayudas percibidas que hayan financiado la actividad incentivada, con indicación de su importe, órgano concedente y régimen de ayuda aplicable.

 

2.3. INFORME DE AUDITORÍA (INFORME ECONÓMICO)1, elaborado por auditor de cuentas o empresa de auditoría inscrita en el ROAC (Registro Oficial
de Auditores de Cuentas), mediante el que se efectuará la verificación de las inversiones y gastos realizados, así como su correspondencia con la
resolución de concesión de la ayuda.

En el caso de que el beneficiario esté obligado a auditar sus cuentas anuales, sí deberá coincidir el auditor de cuentas con el auditor que realice el
informe de la cuenta justificativa (artículo 74.2 del Reglamento de la Ley 38/2003, de 17 de noviembre General de Subvenciones, aprobado por
Real Decreto 887/2006, de 21 de julio y de conformidad con lo establecido en el artículo 26.3 de las bases reguladoras).

Este informe acompañará a una memoria económica abreviada que como mínimo contendrá un estado representativo de los gastos incurridos en la realización
de las actividades subvencionadas, debidamente agrupados, y, en su caso, las cantidades inicialmente presupuestadas y las desviaciones acaecidas. Además
deberá aportar un CD que contendrá copias digitalizadas de sus justificantes de gasto y pago.

El informe de auditoría, junto con su memoria, deberá presentarse firmado electrónicamente siguiendo las instrucciones establecidas en la
“Guía sobre creación y firma de archivos PDF”, elaborada por la SGTIC del MINECO, por el auditor que lo realizó

2.4. ACREDITACIÓN DEL CUMPLIMIENTO DE LAS NORMAS DE PUBLICIDAD, exigidas en el artículo 33 de la Resolución de 30 de septiembre de 2013. A este efecto se
cumplimentará Declaración Responsable.

El material gráfico (fotografías, ejemplares de publicaciones,…) que evidencie el cumplimiento de estas normas deberá incluir igualmente la referencia
al Ministerio de Economía y Competitividad, con la imagen institucional del Gobierno de España.

2.5. DECLARACIÓN RESPONSABLE DE QUE EL BIEN SUBVENCIONABLE SE HA DESTINADO A LA FINALIDAD, suscrita por el representante legal de la entidad.

1 Véase Orden EHA/1434/2007, de 17 de mayo, por la que se aprueba la norma de actuación de los auditores de cuentas en la realización de los trabajos
de revisión de cuentas justificativas de subvenciones, en el ámbito del sector público estatal, previstos en el artículo 74 del Reglamento de la Ley 38/2003,
de 17 de noviembre, General de Subvenciones, aprobado mediante Real Decreto 887/2006, de 21de julio [arts. 1 a 7]

La documentación que conforme la cuenta justificativa de la ayuda deberá subirse a la aplicación de Justificación Telemática
(JUSTIWEB) en formato PDF, con un tamaño MÁXIMO de 4 MB por ANEXO.

4.- Justificantes de gasto y pago

1. DEBER DE CONSERVACIÓN:

Conforme establece la Ley 38/2003 de 17 de noviembre General de Subvenciones en su artículo 14. g el beneficiario está obligado a conservar los
documentos justificativos de la aplicación de fondos recibidos.

El beneficiario conservará todos los justificantes ORIGINALES de gasto y de pago como mínimo hasta cuatro años después del fin
de la actuación.

2. REQUISITOS DE LOS DOCUMENTOS:

2.1. FACTURAS:

Para que sean conformes, habrá de constar de forma clara:

1. a) fecha y numero de factura
2. b) datos identificativos del expedidor (nombre/razón social, NIF/CIF, domicilio/domicilio social)
3. c) datos identificativos del destinatario (nombre/razón social, NIF/CIF, domicilio/domicilio social)
4. d) importes, con desglose de IVA (y, en su caso retenciones a cuenta, descuentos, …)
5. e) descripción de los bienes o servicios que se facturan de forma clara y precisa, que permita apreciar la vinculación al proyecto/subproyecto.

2.2. DOCUMENTOS DE PAGO:

Los documentos acreditativos del pago del gasto subvencionable han de hacer expreso:

1. a) la FECHA-VALOR del pago, que debe ser como máximo la fecha tope de justificación
2. b) la identificación del BENEFICIARIO DEL PAGO Y DEL ORDENANTE DEL MISMO: el ordenante del pago debe ser el beneficiario de la ayuda (coincidencia de CIF y denominación social)
3. c) CONCEPTO en que se ordena el pago, donde se definirá el equipo financiado, con remisión al número o números de factura a que corresponde el documento de pago como tal no hace referencia a la/s factura/s, deberá ir acompañado de la documentación complementaria que permita verificar la correspondencia entre gasto y pago.

5.- Gastos e inversiones no financiables

No serán financiables los gastos e inversiones siguientes:

1. a) Instalaciones comunes de edificios (electricidad, climatización y redes de telecomunicaciones) y las que no sean estrictamente necesarias para el funcionamiento del equipamiento científico y técnico.
2. b) Perso
3. c) Auditoría.
4. d) Equipamiento para espacios o usos ajenos a la I+D, como zonas de administración o gestión, salas de reuniones, despachos, mobiliario de oficina, o cuya utilización para la I+D no se encuentre justificada.
5. e) Bienes fungibles y no
6. f) Equipamiento que no se hubiera especificado (nombre del equipo, º unidades, importe unitario).
7. g) Pequeño equipamiento, que es, a efectos de esta convocatoria, aquél cuyo importe de adquisición sea inferior a 300 € por
8. h) Licencias de software general no vinculado directamente con el equipamiento científico- técnico ni imprescindible para su funcionamie
9. i) Gastos de elaboración de la memoria de la actuación.
10. j) Gastos de consultoría y de estudios preparatorios relacionados con la inversión.

GASTOS FINANCIEROS derivados del pago aplazado de inversiones o de otros motivos, excepto los incluidos en las cuotas de arrendamiento financiero.

Inversiones financiadas mediante ARRENDAMIENTO FINANCIERO O LEASING.

Cualquier gasto que de acuerdo con la normativa aplicable resulte ser no subvencionable/no financiable.

6.- Justificación de los distintos Tipos de gasto

EQUIPAMIENTO CIENTÍFICO Y TÉCNICO.

1. Que se trate de equipos nuevos de carácter científico y técnico y que vaya a utilizarse para actividades de I+D.
2. Que los equipos sean inventariables y no fungibles.
3. Que los equipos sean específicos, debiendo concretarse, como mínimo, el nombre del equipo, número de unidades, su importe unitario.
4. El equipamiento debe adquirirse directamente por el beneficiario a un tercero.

La justificación del gasto en equipamiento se ajustará a los condicionantes siguientes:

• Los aparatos y equipos físicos y lógicos que se imputen en justificación serán los que inicialmente fueron aprobados y con las mismas denominaciones, o aquellos contemplados en los cambios posteriormente autorizados.
• Según la convocatoria son financiables en este concepto “los costes de adquisición de equipamiento científico o técnico instrumental”
• Sólo se podrá imputar gastos de instalación del equipamiento o programas y aplicaciones informáticas de carácter especializado y técnico destinados exclusivamente a la investigación, cuando se demuestre que han sido estrictamente necesarios para la puesta en funcionamiento del equipamiento.
• Propuesta económica más ventajosa. El cumplimiento de esta obligación deberá acreditarse por el beneficiario al elaborar la cuenta justificativa, para su comprobación por el auditor externo.
• Al tratarse de adquisición de bienes inventariables, el período durante el cual el beneficiario deberá destinar los bienes al fin concreto para el que se concedió la ayuda, no podrá ser inferior a cinco años en el caso de bienes inscribibles en un registro público (tres años para las PYME de acuerdo con el Reglamento (CE) nº 800/2008 de la comisión), ni inferior a dos años para el resto de bienes. Los plazos señalados se contarán desde la realización completa de la inversión coincidente con el fin del periodo de ejecución del proyecto. Durante este periodo, el equipamiento científico-técnico deberá permanecer en la infraestructura del parque científico y tecnológico indicada en el proyecto.
• En el caso de bienes inscribibles en un registro público, deberá hacerse constar en la escritura esta circunstancia, así como el importe de la ayuda concedida y el órgano concedente, debiendo ser objeto estos extremos de inscripción en el registro público correspondiente; adjuntando esa inscripción a la documentación justificativa.

 

Los plazos señalados en este apartado se contarán desde el fin del período de ejecución de la actuación, período durante el cual el equipamiento
científico-técnico deberá permanecer en el establecimiento del beneficiario en el parque tecnológico indicado de la actuación.

JUSTIFICANTES DE GASTO:

Se deberá presentar la/s factura/s de compra y el/los documentos de pago. En todos los casos, la adquisición de bienes de equipo deberá realizarse en
respeto al principio de concurrencia, por lo que, cuando el importe de adquisición supere los 18.000€, se presentará junto con la factura
un mínimo de tres ofertas previas de diferentes proveedores, salvo que se demuestre que no existen en el mercado otras entidades suministradoras
(quedando dicha circunstancia sujeta a una posible verificación técnica por el organismo correspondiente.

7.- Justificación de los pagos

Se considerarán admisibles como justificantes de pago algunos de los documentos siguientes:

• Extractos o certificaciones bancarios.
• Recibí del proveedor (excepcionalmente limitado a gastos de material y otros gastos que no superen un importe de 300 euros).
• Depósitos en fedatarios públicos (notarios, etc.): No serán válidos si no implican salida material de fondos de la cuenta del beneficiario durante el periodo previsto por convocatoria.

 

En el caso de que el justificante de pago incluya varias facturas, se acompañará una relación de las mismas debidamente detallada y en la que se pueda apreciar,
de forma clara, que el pago se corresponde con dichas facturas.

A las facturas en moneda extranjera se acompañarán fotocopias de los documentos bancarios de cargo en los que conste el cambio utilizado.

En el caso de facturas pagadas conjuntamente con otras no referidas al proyecto, la justificación del pago se realizará siempre mediante la aportación
del correspondiente extracto bancario acompañado de la orden de pago de la empresa sellada por el Banco, con relación detallada de las facturas, y su
suma total deberá coincidir con el total del extracto bancario.

No se admitirán como acreditación de pago documentos contables privados, salvo los que en su caso y de acuerdo con procedimientos normalizados fuesen objeto de
un volcado automático en los archivos de la Administración Tributaria.

Cuando el documento de pago tenga la forma de talón, pagaré, letra, etc., deberá acompañarse en la justificación del correspondiente extracto bancario
donde figure la FECHA-VALOR.

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